Digitalização de processos nos negócios: o que é, 5 benefícios e como implementar!

A digitalização de processos empresariais tem ajudado empresas a se tornarem mais ágeis, eficientes e competitivas. Esta tendência tem ajudado elas aproveitarem o potencial da tecnologia para melhorar suas operações de negócios, reduzir custos e aumentar a produtividade. 

Nesta postagem, mostramos maneiras que as empresas estão usando para digitalizar seus processos, incluindo automação, digitalização de documentos, uso de software de gerenciamento de processos e integração de sistemas.

Vamos também discutir os benefícios que sua empresa pode obter ao digitalizar seus processos e algumas estratégias para ajudar a implementar essas mudanças. Finalmente, daremos algumas dicas práticas para ajudar as empresas a aproveitar o máximo possível dessa tendência.

O que é a digitalização de processos empresariais?

A digitalização de processos empresariais é uma funcionalidade da era da Internet das Coisas (IoT), que visa reduzir a burocracia e aumentar a eficiência da gestão de negócios. 

O objetivo é tornar os processos mais ágeis e eficazes, com um menor custo de execução. A digitalização de processos empresariais envolve o uso de tecnologias como softwares, aplicativos, computadores, smartphones, tablets, etc. 

Estas tecnologias são usadas para automatizar processos, permitindo que os profissionais acessem e trabalhem com informações em tempo real. Além disso, os processos digitalizados tornam possível a conectividade entre sistemas e setores, permitindo que os processos de negócios sejam executados de forma mais rápida e eficiente.

5 benefícios de digitalizar a gestão do negócio 

A digitalização dos processos de negócios permite maior eficiência, redução de custos e melhor experiência do cliente. Ao digitalizar processos, sua empresa pode automatizar tarefas tediosas, simplificar os fluxos de trabalho e otimizar suas operações. 

Esse modelo de gerenciar negócios oferece à organização acesso em tempo real a dados que podem ser analisados para obter informações valiosas para CEOs e tomadores de decisão. Isso, por sua vez, ajuda as empresas a realizar ações com mais informações e responder às mudanças no mercado rapidamente.

1. Melhor gestão de tempo

A digitalização dos processos de gestão permite automatizar muitas tarefas manuais, à medida que elimina erros humanos e reduz a quantidade de tempo necessário para executar tarefas.

Usando a tecnologia, as empresas podem acessar, analisar e controlar os dados de tempo mais rapidamente. Isso permite que elas acompanhem as horas trabalhadas, acompanhem as tarefas, criem relatórios eficientes e estabeleçam metas e objetivos.

2. Controle descentralizado

Com a digitalização, fica mais fácil acompanhar, controlar e avaliar as atividades da empresa. Os dados podem ser armazenados e organizados de forma eficiente, permitindo que os gestores tenham acesso a informações precisas e atualizadas. 

Desta maneira as informações são acessadas de qualquer lugar, e torna mais fácil para as pessoas compartilharem informações entre si. Além de ajudar a melhorar a comunicação entre os departamentos e melhorar o engajamento dos funcionários. 

3. Contribui para reduzir os custos

A digitalização de processos reduz os custos com papel, impressão, armazenamento e outras atividades operacionais. Um aspecto-chave é o uso de soluções baseadas em nuvem, que permitem que as empresas armazenem e acessem dados remotamente de qualquer lugar do mundo. 

Isso não apenas permite a colaboração perfeita entre os membros da equipe, mas também aprimora a segurança dos dados, pois os provedores de nuvem oferecem medidas de proteção robustas contra ameaças cibernéticas.

4. Melhora o atendimento ao cliente

O uso da tecnologia ajuda a melhorar a interação com os clientes. Por exemplo, a digitalização pode ser usada para criar processos de atendimento automatizados, como chatbots, para responder a perguntas comuns dos clientes. Isso pode ajudar os funcionários a se concentrarem mais nas tarefas de alto nível, como atender às necessidades específicas dos clientes. 

5. Flexibilidade para inovar

Com a digitalização de processos, as empresas podem se adaptar mais rapidamente às mudanças no ambiente de negócios. A tecnologia possibilita a criação de novos produtos e serviços, além de permitir uma análise mais profunda e detalhada das operações.

Digitalizar facilita o trabalho remoto e tornou-se cada vez mais importante após a pandemia covid-19. Como muitas empresas foram forçadas a mudar para o trabalho remoto, a digitalização ajudou a garantir que as operações pudessem continuar, apesar da distância física entre os funcionários. 

Isso demonstrou o papel crítico da digitalização na continuidade dos negócios e destacou seu potencial de impulsionar o crescimento, mesmo em meio a circunstâncias incertas. 

Desafios que as empresas enfrentam ao implementar a digitalização

Apesar das facilidades que a digitalização permite, a implementação pode ser um desafio. Um dos principais obstáculos que as empresas enfrentam ao implementar a digitalização são os altos custos iniciais envolvidos. 

Isso inclui o custo de adquirir novos softwares, hardware e infraestrutura, bem como as despesas relacionadas ao treinamento dos funcionários e à adaptação de processos existentes.

Em segundo lugar está a resistência à mudança. Muitos funcionários podem resistir às mudanças provocadas pela digitalização, especialmente se estiverem acostumados a maneiras tradicionais de fazer as coisas. 

Para superar essa resistência, as empresas devem investir em estratégias abrangentes de gerenciamento de mudanças e priorizar a comunicação eficaz para ajudar os funcionários a entender os benefícios da digitalização e como ela se alinha com os objetivos gerais e a visão da organização.

Outro desafio que as empresas enfrentam é a necessidade de manutenção contínua e atualizações para acompanhar a tecnologia em rápida evolução. 

Isso pode ser especialmente difícil para negócios menores que podem não ter os recursos para contratar pessoal dedicado de TI ou investir em atualizações caras de tecnologia e serviços baseados em nuvem que oferecem infraestrutura tecnológica escalável que pode ser facilmente atualizada e mantida sem incorrer em custos significativos. 

Além disso, outro desafio que as empresas enfrentam ao implementar a digitalização é o potencial de violações de dados e ataques cibernéticos. Para mitigar esses riscos, é importante investir em medidas e protocolos robustos de segurança cibernética para garantir que seus ativos digitais sejam seguros.

Como fazer a digitalização de processos empresariais?

1. Identifique e categorize os processos

A primeira etapa para digitalização de processos é identificar e categorizar os processos existentes na organização. Esta etapa envolve a análise de todos os processos  para compreender como eles são executados.

2. Desenvolver um plano

Uma vez identificados e categorizados os processos, o próximo passo é desenvolver um plano para a digitalização dos processos. Este plano deve incluir as etapas necessárias para digitalizar cada processo, bem como as ferramentas e recursos necessários para o seu sucesso.

3. Implemente o plano

Após o plano de digitalização dos processos ser desenvolvido, a próxima etapa é implementar este plano na empresa. Esta etapa envolve a seleção ou desenvolvimento de softwares e ferramentas, a criação de interfaces, a automação dos processos e o treinamento dos colaboradores.

4. Teste e avalie os resultados

Após a implementação do plano, é necessário realizar testes para avaliar os resultados da digitalização dos processos. Estes testes devem ajudar a identificar possíveis problemas e melhorias a serem feitas.

5. Otimize e mantenha os processos

Por fim, é necessário otimizar os processos digitalizados, com o objetivo de manter a sua eficiência e eficácia. Esta etapa inclui a realização de avaliações regulares, a implementação de melhorias e a manutenção das ferramentas utilizadas.

Qual a importância dos softwares para digitalizar seu negócio ?

A escolha de um bom software de digitalização é essencial para empresas que desejam alcançar a produtividade e melhorar seu desempenho. O desenvolvimento de software personalizado fornece ferramentas para que os dados sejam organizados, armazenados e acessados em um formato digital. 

Isso permite aos usuários encontrar, analisar e aproveitar informações para melhorar suas operações e processos. Além disso, o software pode ajudar a reduzir custos e aumentar a eficiência geral, pois os processos de digitalização são mais rápidos e mais fáceis de executar.

Por fim, um bom software de digitalização também oferece segurança e proteção dos dados, o que é fundamental para seu negócio.

A digitalização dos processos de negócios não é mais um luxo, mas uma necessidade para as empresas que buscam permanecer competitivas na indústria 4.0.