Ferramentas de Gestão para o seu negócio

Planejamento e organização são chaves essenciais para qualquer empresa que deseja atuar no mercado de trabalho e as ferramentas de gestão tem esse objetivo, impulsionar e fazer com que tudo aconteça de forma harmônica.

Infelizmente, percebemos que algumas empresas, principalmente aquelas que estão em crescimento, acabam adotando uma abordagem informal sobre a administração dos processos da gestão, muitas vezes prejudicando toda funcionalidade da equipe, tanto nos relacionamentos interpessoais, quanto em toda parte técnica. Porém, precisamos compreender que a tecnologia está aí para nos ajudar em muitos aspectos da nossa vida e dentro da gestão empresarial não seria diferente.

Com as ferramentas de gestão, utilizando técnicas ou softwares auxiliares, os gestores conseguem ter mais controle sobre os processos gerenciais sem muita intervenção humana e mais tecnológica visando à melhoria dos processos, projetos, tarefas, atividades, além de evitar dores de cabeça e estresse, não somente para o gestor, mas para toda a equipe de modo geral.

Existem várias ferramentas de gestão, mas algumas delas são essenciais:

1) Ciclo PDCA

Essa ferramenta é utilizada com o objetivo de gerar mudanças através de um controle eficiente dos processos internos e externos, além de estender os lucros, minimizar os custos e corrigir os erros encontrados. O ciclo PDCA é constituído de 4 etapas:

• Planejar (Plan): Elaborar o plano a ser seguido;
• Fazer (Do): Executar o plano de acordo com as especificações definidas;
• Avaliar (Check): Verificação de erros e acertos. Feedback dos resultados obtidos.
• Agir (Act): Decidir os processos de rotina da empresa com base nos resultados obtidos na etapa Check, e o que precisa ser revisto antes de iniciar o próximo ciclo.

2)  Análise de SWOT

A análise de SWOT é utilizada para, literalmente, analisar a situação que a empresa se encontra referente ao seu desenvolvimento e em relação ao mercado de trabalho, a fim de fazer um diagnóstico completo do que precisa ser melhorado dentro da empresa. Essa ferramenta também é conhecida como FOFA devido às iniciais das metodologias utilizadas.

• Forças (Strengths): Identificar os pontos fortes da empresa
• Fraquezas (Weaknesses): Identificar e reparar os pontos fracos da empresa, aquilo que precisa ser aprimorado para superar os limites.
• Oportunidades (Opportunities): Desenvolver novos objetivos para o futuro, as novas metas e estratégias. 
• Ameaças (Threats): Identificar as concorrências e os fatores externos que influenciam no andamento da empresa, como por exemplo: o aumento do dólar.

3) 5W2H

Essa ferramenta é de fácil aplicação, podendo ser utilizada em qualquer empresa de qualquer porte. O 5W2H possibilita a otimização do tempo na execução das tarefas, trazendo clareza na organização das funções por meio de checklist. A ferramenta faz basicamente um mapeamento de tudo que será feito dentro da organização. Sua metodologia está especificada na sua sigla:

5W:

• What? Qual o objetivo do projeto;
• Why? O porque esse projeto será feito;
• Where? Onde será aplicado;
• When? O tempo que será utilizado;
• Who? Os envolvidos da equipe;

2H

• How? Métodos que serão utilizados;
• How Much? Custo total.

4)  Modelo OBZ (Orçamento Base Zero)

É uma ferramenta diretamente ligada ao planejamento orçamentário de uma empresa, com o objetivo de estabelecer os recursos financeiros para atingir as metas com o menor valor possível, evitando desperdícios e priorizando a economia. Com esse método é feito o resgate dos principais gastos empresariais, a fim de eliminar tudo aquilo que se considera supérfluo. Dessa forma, são elaboradas estratégias para otimizar os valores e assim fazer o uso dos recursos financeiros de forma direta evitando gastos desnecessários.

5)  Plano de negócios

O plano de negócios é utilizado para descrever os objetivos da empresa. Pode-se dizer que é uma ferramenta utilizada com a finalidade de reduzir as incertezas e iniciar um projeto com etapas bem elaboradas. Como dito no início do texto, planejamento e organização são as principais chaves para o bom desenvolvimento de qualquer empresa. Portanto, detalhar essas etapas podem até mesmo propiciar uma nova visão para o crescimento da empresa.

6) CRM (Customer Relationship Managament)

E por fim, o CRM. Um sistema em formato de software que tem por objetivo gerenciar o relacionamento com o cliente. Diante de várias ferramentas de gestão que organizam toda a parte burocrática da empresa, o CRM veio com um foco diferenciado, o foco voltado ao cliente. Com essa ferramenta é possível manter o relacionamento com o cliente, armazenar seu contato na nuvem, além de propiciar outras oportunidades de vendas.

Pode-se dizer que essa é uma das ferramentas mais importantes a ser utilizada, já que toda estratégia aplicada dentro de uma empresa tem como objetivo alcançar seus clientes.

Portanto, cabe ao gestor analisar sua realidade e escolher a ferramenta de gestão que mais se adequa às necessidades de sua empresa, até porque como vimos cada uma possui um objetivo específico atuando em determinadas funcionalidades.

Chega de métodos inviáveis, precisamos utilizar a tecnologia ao nosso favor URGENTE!